Jeśli prowadzisz spółkę w Polsce, jednym z Twoich obowiązków jest zgłoszenie jej do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). To baza, która powstała, aby zwiększyć przejrzystość obrotu gospodarczego i pomóc w walce z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu. Dla wielu przedsiębiorców to formalność, ale zaniedbanie tego obowiązku może mieć bardzo poważne skutki.
CRBR, czyli Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, to system, w którym gromadzone są dane o osobach fizycznych sprawujących faktyczną kontrolę nad spółkami. Chodzi o to, aby nie ukrywać się za skomplikowanymi strukturami udziałów, ale jasno wskazać, kto podejmuje najważniejsze decyzje i kto faktycznie korzysta z działalności danej spółki. Beneficjent rzeczywisty to zwykle wspólnik posiadający ponad 25% udziałów lub głosów, ale też osoba, która w inny sposób wywiera decydujący wpływ na spółkę. Jeśli takich osób nie da się jednoznacznie wskazać, beneficjentem staje się członek zarządu.
Do wpisu w rejestrze beneficjentów rzeczywistych zobowiązane są wszystkie spółki prawa handlowego, w tym:
Wyjątkiem są spółki partnerskie i cywilne, które nie podlegają temu obowiązkowi.
Dane należy zgłosić w ciągu 7 dni roboczych od wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli później zmienia się struktura właścicielska albo skład zarządu, to również trzeba zaktualizować wpis w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany. To bardzo krótki termin, dlatego łatwo o przeoczenie.
Za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia do CRBR grożą poważne sankcje. Najważniejsza z nich to kara pieniężna do 1 000 000 złotych. Ustawodawca nie przewidział tutaj widełek – maksymalny wymiar kary może dotyczyć nawet spółki, która spóźni się o kilka dni, choć w praktyce urzędy analizują okoliczności i nie zawsze nakładają od razu najwyższe kwoty. Dodatkowo członkowie zarządu składający oświadczenie o zgodności danych z prawdą ponoszą odpowiedzialność karną za podanie fałszywych informacji. To oznacza, że ryzyko nie ogranicza się tylko do finansów, ale też do odpowiedzialności osobistej.
Ministerstwo Finansów, które prowadzi CRBR, systematycznie sprawdza dane i porównuje je z wpisami w KRS. Coraz częściej urzędnicy weryfikują, czy spółki nie spóźniają się z aktualizacją wpisów albo czy nie zaniżają udziałów beneficjentów, aby ominąć obowiązek. W dobie cyfrowych baz danych kontrola jest łatwa i nie wymaga nawet tradycyjnej wizyty w siedzibie spółki.
Nie chodzi tylko o same kary finansowe. Brak wpisu może też utrudnić prowadzenie biznesu w praktyce. Banki i kontrahenci coraz częściej sprawdzają dane w rejestrze przed nawiązaniem współpracy. Jeśli spółka nie figuruje w CRBR albo dane są nieaktualne, instytucje finansowe mogą odmówić otwarcia rachunku, a partnerzy biznesowi – podpisania umowy. To realne ryzyko utraty płynności czy zablokowania ważnej transakcji. Samo zgłoszenie odbywa się online, za pomocą platformy Ministerstwa Finansów. Potrzebny jest podpis kwalifikowany albo Profil Zaufany. Formularz jest stosunkowo prosty, ale kluczowe jest prawidłowe ustalenie, kto w spółce jest beneficjentem rzeczywistym. W przypadku skomplikowanych struktur właścicielskich może to wymagać dodatkowej analizy.
Wielu przedsiębiorców pamięta o pierwszym wpisie, ale zapomina o aktualizacjach. Tymczasem zmiana w strukturze udziałów, zmiana zarządu czy nawet reorganizacja w grupie kapitałowej musi znaleźć odzwierciedlenie w CRBR w ciągu 7 dni. To obowiązek ciągły, który dotyczy całego okresu funkcjonowania spółki.
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to narzędzie, którego nie można lekceważyć. Brak wpisu albo spóźnienie się z aktualizacją danych to ryzyko kary, a także odpowiedzialności członków zarządu. Co więcej, nieaktualne dane mogą utrudniać współpracę z bankami i kontrahentami. Jeśli nie masz pewności, kto w spółce powinien zostać zgłoszony do CRBR, napisz do mnie. Sprawdzę wszystko w Twoim imieniu i następnie podejmę wszelkie niezbędne kroki.
Autor: Dominika Pastuszek
